Analisi dello stato di fatto
I secoli di storia delle nostre comunità cristiane hanno prodotto e lasciato in eredità quantità considerevoli di oggetti di culto e di utilità che, oltre ad impreziosire le nostre chiese, costituiscono un patrimonio artistico e storico troppo spesso misconosciuto e certamente non valorizzato adeguatamente. Qualora il patrimonio di una comunità o di un territorio circoscritto sollecitasse la proposta o l’ipotesi di allestire una mostra temporanea, si consideri che non è consigliabile che le Parrocchie si accollino l’onere organizzativo, ma, qualora nella fase progettuale non si proponga un Ente atto ad assumersi la gestione, si provveda a costituirne uno di specifica competenza, il quale poi si atterrà alle norme per l’utilizzo eventuale dei locali di proprietà ecclesiastica e per i prestiti di beni soggetti a tutela, secondo quanto esposto nelle sezioni specifiche. Prima di avventurarsi in progetti che possono risultare onerosi e assorbire notevoli energie, si proceda ad un’attenta analisi del contesto e delle premesse operative, considerando in particolare:
- Le iniziative similari recenti proposte sul territorio circostante come pure nella regione: salvo casi eccezionali, le proposte espositive delle nostre parrocchie hanno una valenza e attrattiva prevalentemente locale, per cui le mostre allestite di recente in località contigue e con tematiche similari possono avere un effetto dissuasivo per i potenziali utenti.
- La disponibilità di locali idonei o facilmente adattabili ad un allestimento espositivo: è opportuno ricordare che le norme che regolano gli spazi aperti al pubblico nonché le esigenze di corretta conservazione e tutela dei beni esposti comportano adeguamenti e modifiche strutturali, che fanno lievitare i costi e richiedono autorizzazioni e verifiche, e conseguente dilatazione dei tempi di allestimento.
- Lo stato oggettivo delle opere che si intendono esporre: oltre ai beni artistici di provenienza museale, le opere, locali e non, che si intendono utilizzare per la mostra sono spesso compromesse da usura o stato di abbandono, e richiedono, di conseguenza, prima di essere esposte in pubblico, un adeguato restauro e riassetto, da affidare a personale qualificato.
Verifiche di fattibilità
Poste e valutate le opportune premesse, qualora l’Ente ecclesiastico ritenesse comunque di accollarsi direttamente l’allestimento, si attenga alle disposizioni seguenti:
- Considerare attentamente la disponibilità di persone che si dedichino all’iniziativa, nonché di spazi idonei: l’organizzazione di una mostra, anche di ridotte dimensioni e con minimo coinvolgimento di Enti e persone esterne, richiede un notevole impegno in ordine agli adempimenti burocratici, in ossequio alla complessa normativa vigente, che tra l’altro dispone l’utilizzo di spazi con caratteristiche ben definite, difficilmente riscontrabili in edifici esistenti, destinati ordinariamente ad altri scopi; ci si rivolga, preventivamente, alle istituzioni pubbliche preposte, consultando un’adeguata bibliografia .
- Verificare la compatibilità delle date proposte con la tempistica necessaria all’ottenimento delle autorizzazioni previe: si tenga presente, a titolo di esempio, che un prestito di opere d’arte da musei richiede mediamente dai 15 ai 18 mesi per il completamento dell’iter burocratico e la consegna del bene, senza considerare la presentazione previa del facility-report, con l’adeguamento alla normativa per la tutela.
- Valutare con oculatezza l’aspetto finanziario dell’intera iniziativa: le spese, quasi tutte da affrontare previamente, non sono tutte pianificabili, e vanno tenute in evidenza soprattutto quelle assicurative, dei trasporti, dell’allestimento e della riconsegna, riservando agli imprevisti un’adeguata percentuale in disponibilità.
Predisposizione del progetto
Anche per mostre di breve durata e di valenza locale ci si affidi sempre a esperti di allestimento, o meglio ad uno staff tecnico-artistico, per la predisposizione del progetto.
(N.B.: prima di passare al progetto esecutivo, si provveda ad ottenere il consenso anche dei Consigli Parrocchiali, onde evitare cambiamenti successivi, o costose varianti).
Nella fase di predisposizione del progetto si prenda visione di tutta la normativa vigente, in particolare attenendosi a quanto indicato negli allegati. È opportuno, in progetti di particolare complessità, interloquire preventivamente con l’UBC.Per l’ottenimento del Nulla-Osta dell’Ordinario Diocesano e della Soprintendenza i progetti devono essere completi di:
- Relazione tematica esaustiva sulla mostra e sulla scelta delle opere.
- Calendario analitico della manifestazone
- date e tempi dell’allestimento;
- durata della mostra;
- orari e giornate di apertura al pubblico;
- modalità e tempi della restituzione o ricollocazione delle opere.
- Facility-report:
- descrizione analitica dei locali che ospiteranno l’esposizione;
- dettaglio, meglio se corredato da disegni, degli eventuali contenitori di opere e strutture dedicate (teche, vetrine e supporti);
- sistemi di sicurezza, di video-sorveglianza, di prevenzione incendi, di controllo delle caratteristiche dei locali e dei contenitori (luce e umidità);
- personale addetto alla mostra e modalità di custodia notturna
- Estratto di mappa,dell’edificio ospitante, o comunque i dati catastali (foglio e mappale).
- Documentazione fotografica esaustivadelle opere da esporre e dei locali della mostra.
- Schede di prestito per ciascuna delle opere da esporre (vedi fac-simile).
- Ditta di trasporti qualificata e in grado di fornire garanzie che l’imballaggio ed il trasporto delle opere sia effettuato da personale esperto.
- Dichiarazioni di assenso dei prestatori, ovvero autocertificazione dell’assenza di impedimento all’esposizione delle opere di proprietà dell’Ente organizzatore.
N.B.:Se si prevede di predisporre un Catalogo si abbia cura di presentare:
- Il progetto dettagliato della struttura del catalogo, indicando il numero delle copie che verranno stampate.
- La richiesta di autorizzazione alla pubblicazione per ciascuna delle opere di provenienza dal territorio dell’Arcidiocesi.
Richiesta del Nulla Osta
- Il Parroco inoltra all’Ufficio Diocesano per l’Arte Sacra e i Beni Culturali la richiesta di valutazione e approvazione (Nulla-Osta) relativa all’intervento:
La richiesta è composta da:- domanda: da indirizzare all’Ufficio Diocesano per l’Arte sacra e i Beni culturali, via Treppo, 7, 33100 Udine (vedi fac-simile);
- documentazione con Facility report, in 3 copie.
Vedi alla voce: Progetto - richiesta di consulenza e/o supervisione da parte dell’Ufficio B.C. per l’allestimento della mostra.
- L’UBC, dopo aver esaminato e ottenuto l’approvazione del progetto – qualora non sussistano impedimenti – inoltra alla competente Soprintendenza la pratica per il Nulla Osta e nel contempo trasmette al Parroco il Nulla-Osta dell’Ordinario Diocesano (si ricorda che per procedere alla raccolta delle opere e all’allestimento, è necessario attendere la risposta della Soprintendenza, nonché le autorizzazioni ministeriali, qualora siano necessarie).
N.B.: Si richiama all’attenzione che per il buon esito della domanda è indispensabile presentare la documentazione almeno 4 (quattro) mesi prima della data prevista per l’apertura della mostra.
Modalità dell’allestimento
A conclusione del’iter di autorizzazione, l’Ufficio Beni Culturali della Diocesi comunica al legale rappresentante della Parrocchia o dell’Ente ecclesiastico le modalità esecutive dell’allestimento, secondo le indicazioni fornite dalla Commissione d’Arte Sacra e dalla Soprintendenza competente.
Le singole fasi verranno messe in atto con la supervisione dell’U.B.C., ed eventuali consulenze che si rendessero necessarie.
In particolare:
dopo le autorizzazioni relative, l’U.B.C. delegherà una persona che assista alle fasi di allestimento della mostra, il quale rilascerà al curatore responsabile del progetto una dichiarazione di corretta esecuzione.
N.B.: in caso di imprevisti o anomalie nelle fasi attuative, l’U.B.C. avrà cura di affiancare l’organizzazione per ogni ulteriore iniziativa.
Conclusione e riconsegna
Anche la fase conclusiva della mostra, con la riconsegna delle opere ottenute in prestito e la ricollocazione di quelle di proprietà, avverrà con la supervisione dell’U.B.C., che verificherà la corretta applicazione delle modalità concordate, dopodiché sarà controfirmata una dichiarazione di corretta conservazione, che l’U.B.C. stesso provvederà ad inoltrare per conoscenza alla competente Soprintendenza.
NB.: Si tenga presente che eventuali richieste di proroga della durata della mostra vanno inoltrate non appena se ne configuri la possibilità, ricordando però che i prestiti sono di norma concessi per non più di tre mesi.
